Tutkijat kehottavat tulkitsevaan tiedonhallinnan ajattelutapaan

Kaksi tutkijatiimiä, Jukka Heikkilä ja Marikka Heikkilä sekä Tomi Dahlberg ja Tiina Nokkala

Turun kauppakorkeakoulusta, ovat tutkineet teoriatasolla neljän vuoden ajan, kuinka tietoa pitäisi hallita nykypäivän organisaatioissa, joissa tieto on monimuotoista ja hajallaan eri tietoverkoissa ja -varannoissa. Tutkimus liittyy Digilen D2I (Data to Intelligence) hankkeeseen (http://www.datatointelligence.fi ). Tuoreet tulokset osoittavat, että tietomallit pitäisi ajatella toisin tai muuten  organisaatioilla on edessään valtava tiedonhallinnan ongelmavyyhti.

Tiedon määrä lisääntyy eksponentiaalisesti. Julkisten organisaatioiden ja yritysten on pysähdyttävä miettimään, mitä on data, miten sitä hallitaan, kuka sitä saa käyttää ja miten se kootaan yhteen niin, että se tuottaa hyötyä toiminnalle – nykyiselle ja tulevalle. Paitsi menetettynä bisneksenä, virheellisen tiedon pohjalta tehdyt päätelmät, vaikkapa syöpähoidoissa tai terrorismin riskien arvioinnissa, voivat näkyä yhteiskunnallisina katastrofeina.

Tietoa kolmessa dimensiossa

Tutkijat määrittelevät tiedolle kolme dimensiota: data, metadata ja meta-metadata. Ensin on tieto (data) ja sen päällä on tieto, joka kuvaa, mitä tieto tarkoittaa (metadata). Meta-metadata kolmantena muodostaa metadatan päälle tulkitsevan kerroksen ja kertoo missä olosuhteissa tietoa käytetään ja millä ehdoin. Käytännön tasolla metadata jakaantuu tekniseen (meta), informatiivisen ja tulkinnalliseen (meta-meta) luokkaan.

D2I-tutkimuksen alussa selvitettiin, mistä hankkeessa mukana olevat organisaatiot saavat toimintaansa koskevan tiedon, kenelle tieto kuuluu, mitä sille tehdään ja miten sitä levitetään. Haluttiin erityisesti kartoittaa, mikä on metatietoa tulkitsevan meta-metatiedon tilanne organisaatioissa.

– Tiedolle on vaatimuksia, kuten saako tietoa käyttää, onko se suojattua ja mitä sille pitää tehdä, jotta sitä saa käyttää ja millä ehdoin. Tätä meta-metatietoa ei löytynyt. Paljastui, että meillä on oletettua enemmän työtä edessämme, professori Jukka Heikkilä taustoittaa.

Tieto tarkoittaa eri tilanteissa eri asiaa

Perustiedon hallinta on yksi tietohallinnon keskeisiä tehtäviä, jota myös tutkimuksessa käsiteltiin. Valtaosa organisaatioista noudattaa perustiedon hallinnassa golden record– ajattelua. Alkujaan toiminnanohjausjärjestelmistä (esim. SAP) levinneen ajattelumallin mukaisesti tiedolle yritetään löytää yksi yhteinen muoto ja se pakotetaan tiettyyn formaattiin. Esimerkiksi asiakas on aina asiakas, vaikka se saman organisaation sisällä eri yhteyksissä voisi tarkoittaa eri asioita. Tutkijat pitävät ajattelua virheellisenä:

– Tämä ei vain toimi. Ei ole kyse pelkästään siitä, että tieto tarkoittaa eri tilanteissa eri asiaa, mutta sekin muuttuu ajan yli, mitä haluamme tiedosta. Ja tiedon luokitukset voivat muuttua, kertoo professori Tomi Dahlberg. Hän on seurannut ja tutkinut ilmiötä jo pidemmän aikaa.

Tomi Dahlberg mainitsee taloushallinnon, joka toimii rajatuilla, tiettyyn ympäristöön sovituilla säännöillä. Analyysit toimivat usein luotettavasti, kunnes ostetaan toinen yritys: kahdella yrityksellä on omat tapansa kirjata vaikkapa poistot, kirjaamistavat voivat muuttua tai koko taloushallintojärjestelmä vaihtuu. Vastaavasti taseeseen arvostettavilla varastoilla voi olla suuri määrä hintoja samalle tuotteelle (komponentti, varaosa,…).  Raportointi ei enää annakaan johdolle luotettavaa tietoa, miten kokonaisuudella menee. Puhumattakaan tulevaisuuden ennakoinnista. Epävarmuus kasvaa, kun aletaan puhua erilaisten asiakas- ja tuotetietojen yhdistämisestä.

Tulkinnalla parempi hyöty nykyjärjestelmistä

D2I:n aikana huomattiin, että organisaatioilla on poikkeuksetta tarve täydentää ja rikastaa olemassa olevaa tietoa paikallisella näkemyksellä. Tämä on päinvastaista golden record- ajattelulle, jossa kaiken keskelle tuodaan purkki ja sovitaan, että täällä on nyt yksi ja sama määritelty tieto, jota kaikki käyttävät.

 Reaalimaailmassa isoissa organisaatioissa on satoja tietojärjestelmiä joiden varassa yritys toimii. Järjestelmiin on investoitu miljoonia, jopa miljardeja, eikä niiden uusiminen kertarysäyksellä ole realistista. Viisain tapa Tomi Dahlbergin mukaan on antaa nykyjärjestelmien olla ja yhdistää pikkuhiljaa tietovarantoja meta-metatiedon avulla. Tiedon rakenne syntyy sen todellisen käytön ja hyödyllisyyden pohjalta.

Suomessa on pieni joukko erittäin edistyksellisiä ja taitavia tiedon hyödyntäjiä pelifirmoissa, isoissa konepajoissa ja tietoliikennealalla. Valtaosa suomalaisista yrityksistä on kuitenkin ajattelussaan pahasti jäljessä. Tomi Dahlbergia tilanne huolettaa:

– Suurin osa tekee kuten ennenkin. Tämä on huolestuttavaa. Puhutaan digitalisaatiosta, mutta ei ymmärretä, miten tietoa hyödynnetään liiketoiminnassa ja miten sen avulla tehdään uutta liiketoimintaa.

Kaksijakoisuus näkyy vielä selkeämmin julkishallinnossa, Jukka Heikkilä jatkaa. Toisaalta Suomi on edistyksellinen esimerkiksi e-reseptien hyödyntämisessä – vaikkakin järjestelmän rakentaminen ja käyttöönotto on kestänyt 17 vuotta. Toisaalta suurten it-järjestelmätoimittajien terveydenhuollon järjestelmät eivät vieläkään keskustele keskenään.

Tarve tiedon yhdistämiseen eri lähteistä kasvaa

Tulevaisuus tuo yhä laajemman kirjon tiedonlähteitä, kuten big data ja teollinen internet (IoT, Internet of Things). Samanaikaisesti sosiaalinen media tuottaa villiä ja vapaata tietoa, joka voi oikein analysoituna tarjota vastauksia erilaisille ilmiöille, kuten syitä myynnin yhtäkkiselle pudotukselle.

Organisaatiot siirtyvät kasvavassa määrin pilvipalveluihin, eikä omiin konesaleihin ja laitteisiin ole tarvetta investoida entiseen malliin. Asiakasorganisaation tietohallinnon haasteeksi jää ymmärtää teknisesti ja merkityksellisesti, mitä tietoa on missäkin ja miten kaikki tietolähteet yhdistetään järkevästi.

– Tietohallinto tarvitsee uusia työkaluja, joilla pystytään hallitsemaan hajaantuvia tietovarantoja ja ennen kaikkea miten hajautuneissa varannoissa oleva tieto tulkitaan ja raportoidaan, Jukka Heikkilä toteaa.

Yllättäviä, tärkeitä löydöksiä

Tutkimuksen oleellisin löydös on Tomi Dahlbergin mukaan se, että tietoa pitää hallita näkökulmasta, jossa ymmärretään sen merkitys syntytilanteessa, käyttötilanteessa ja raportoinnissa. Lisäksi pitää pystyä seuraamaan tilamuutoksia ja kuvaamaan tieto niin, että asiat tulevat selviksi.

– Yllättävintä tutkimuksen aikana on ollut huomata meta-metatiedon puutos.

Jukka Heikkilä nostaa esiin, että liian usein tiedon arvo on sen käytön kieltämisessä, sillä ei ymmärretä jakamisen arvoa – jaettu tieto ei ole itseltä pois – mutta jakamisen ansiosta yhdessä voitaisiin keksiä uutta. Näin käy, kun ylikorostetaan yksityisyyden suojaa. Tutkija Marikka Heikkilän mukaan erityisesti julkishallinnon tietoon liittyy paljon sääntöjä ja lainsäädäntöä siitä, mitä saa ja ei saa jakaa. Tietojärjestelmien pitäisi kuvata todellisuus, mutta esim. terveydenhuollossa on tilanteita, joissa tietoa ei voi jakaa edes silloin kun hoitotoimenpiteet sitä edellyttäisivät.

Käytännön tekeminen seuraa teoriaa

Tomi Dahlbergin mukaan perusjuttu on aika yksinkertainen: oletetaanko, että tieto tarkoittaa aina samaa vai voiko sillä olla käsitteellistä tulkintaa. Ajatus, että voidaan sanoa yhden ja saman tiedon pitävän kaikkialle paikkansa, on hämmentävää. Vanha traditio on hyvin vahva, fiksutkin ihmiset ajattelevat väärin pyrkiessään yhtenäiseen ja yksiselitteiseen tietomalliin, Tomi Dahlberg ihmettelee.

– Tiedon määrän kasvaessa nopeasti on korjaava ajattelutyö tehtävä nyt, ei 10 vuoden päästä, Tomi Dahlberg toteaa.

Kaikki painivat saman ongelman kanssa. Suomessa uutta ajattelua on sovellettu muutamissa yrityksissä käytännön tasolla. Lukuun ottamatta näitä muutamia yrityksiä tutkijat eivät ole tietoisia, että haasteita olisi kyetty ratkaisemaan missään päin maailmaa.

– Ineo on hajulla, miten tietomalleja ja järjestelmiä yhdistetään. Nyt tiedämme, että sen mitä olemme teoriassa funtsineet, pystyy käytännössä tekemään, Jukka Heikkilä sanoo.

Ineo on ollut osallisena D21 tutkimushankkeessa ja toteuttanut tiedon käsiteellistä tulkintaa empiirisellä tasolla osana hanketta ja asiakasprojektejaan.

Tutkijatiimin jatkosuunnitelmissa on miettiä, mikä on terveydenhuollossa se palvelu tai organisaatio, joka takaa jatkossa, että tiedon merkitys ymmärretään eri käyttötilanteissaan, tieto kuvaa tilamuutoksia ajantasaisesti ja tietoon perustuva raportointi on ymmärrettävää. Muun muassa näitä kysymyksiä Tiina Nokkala tutkii väitöskirjassaan.