Perustieto tuottaa hyötyä tulkitsemalla, ei pakottamalla


It-alalla on ollut vuosikymmenten saatossa vallalla erilaisia ajattelutapoja ja ratkaisumalleja perustiedon eli master datan hallintaan eri järjestelmissä. Professori Tomi Dahlberg on nähnyt pitkän uransa aikana koko tiedonhallinnan kehityskaaren. Hänen mukaansa vasta nyt on löydetty tulkitseva malli, joka ratkaisee suurimmat master datan haasteet ja tuo tuloksia aidoissa it-ympäristöissä.

Tomi Dahlberg on maamme arvostetuimpia it-ammattilaisia, joka työskentelee monenlaisissa rooleissa: professorina, tutkijana, konsulttina, mentorina ja hallitusammattilaisena. Hän tuntee it-alan tuoreimmat innovaatiot ja kirjoittaa tuotteliaasti kansainvälisen tason tutkimuksia.

Perustiedon hallintaan on vuosikymmenten aikana ollut erilaisia ratkaisuja. Yksi 2000-luvun vallitsevista ajattelutavoista on niin sanottu Golden record, jossa ihanteena on sopia yksi oikea perustieto, jotka kaikki järjestelmät pakotetaan käyttämään.

– Aiemmissa tiedonhallinnon malleissa törmättiin ongelmaan, että eri järjestelmien samaa tarkoittavaa tietoa ei pystytty yhdistämään. Golden recordin ajatuksena on luoda perustiedolle yksi ilmentymä, jota käytetään tismalleen samassa muodossa kaikissa järjestelmissä.

Jos esimerkiksi samasta asiakkaasta olisi eri järjestelmissä (CRM, perintä, laskutus, ym.) 15 erilaista ilmentymää, organisaatio voisi sopia Golden record -mallin mukaisesti, että yksi ilmentymistä on oikea ja sitä käytetään jatkossa kaikissa järjestelmissä. Ajatus tuntuu järkevältä, mutta Dahlbergin mukaan Golden recordin ideaali maailma törmää käytännön ongelmiin. Tiedolle on eri tarpeet eri yksiköissä sekä toiminnoissa, lisäksi järjestelmiä on valtava kirjo.

– Tieto on luonteeltaan tilannekohtaista. Sitä ei voi pakottaa muotoon, jossa se ei ole käyttökelpoista käyttäjälleen. Jos työntekijä käyttää järjestelmää, jossa tiedolle on asetettu huonosti käyttöyhteyttä palveleva muoto, hän alkaa luoda omia taulukoitaan eikä sitoudu yhteiseen tiedonhallintaan. Silloin ollaan epäonnistuttu monellakin tasolla. Golden record ajattelu on ollut paha päättelyvirhe tiedonhallinnassa, sen avulla ei voida päästä eteenpäin.

Uuden sukupolven tulkitseva MDM

Golden record -mallin tavoite sopia yksi kuva perustiedosta, jota kaikki järjestelmät käyttävät on Dahlbergin mukaan sinänsä ajatuksena looginen. Se ei vain toimi käytännössä, koska eri yksiköillä on samalle tiedolle eri tarpeet. Onkin tärkeää antaa järjestelmien toimia itsenäisesti, heikentämättä niiden käyttötarkoitusta käyttäjilleen.

– Uuden sukupolven malliksi on noussut MDM, jonka sydän on järjestelmien keskellä sijaitseva tulkki. Siinä pystytään saavuttamaan sekä keskitetyn että hajautetun ajattelutavan edut: yritys saa tehokkaasti otteen perustiedosta, mutta eri toiminnot voivat jatkaa entiseen tapaan myös lokaalin tiedon tuottamista. Tämä on mullistavaa.

Ratkaiseva etu aiempiin malleihin syntyy MDM:n kyvystä luoda tulkintoja järjestelmien rajapinnassa. Yrityksellä voi olla samasta perustiedosta yksi globaali ja vaikkapa viisi lokaalia ilmentymää, eikä se tuota tiedonhallintaan sekaannusta. Uudella perustiedon hallintaratkaisulla päästään kevyempään organisaatioon, pystytään keskittymään tiedon laatuun, voidaan helpommin löytää paras tapa tekemiseen sekä päästään nopeammin kiinni todelliseen tiedonhallintaan, kun aika ei kulu metadatan ja master datan ymmärtämiseen.

–Järjestelmissä sijaitsevia erimuotoisia perustietoja ei tarvitse enää pakottaa samaan muotoon. MDM voi tulkin avulla ottaa järjestelmistä ulos juuri sen tiedon, mitä se tarvitsee puuttumatta muuten järjestelmien toimintaan.

Hyvä hallintomalli lähtee johdosta

Dahlberg mukaan yritysjohdon on tärkeä sitoutua tiedonhallinnan tavoitteisiin. Johdon ei tarvitse kyetä keskustelemaan syvällisesti MDM:stä, mutta sen on tärkeää pystyä kertomaan, mikä tieto on sille liiketoiminnan ohjaamisen kannalta tärkeää.

– Tiedonhallinta on liiketoiminnan kehittämisen ydintä. Johdon täytyy antaa siihen tukensa ja osata pyytää laadukasta tietoa päätöksentekoon. Ne yritykset, jotka omaksuvat uuden ajattelutavan, voivat tehdä tiedosta merkittävän kilpailuetutekijän.

Tulkitsevan MDM:n hallintomallissa päivittäisestä tiedonhallinnasta vastaavat eri toimintojen vastuuhenkilöt ja MDM:ää ohjaa organisaation it-asiantuntijat. Kun tiedonhallinnan vastuu kuuluu samoille henkilöille kuin kyseisen bisneksen vastuu, ei tarvita erillisiä master datan vahteja, jotka seuraavat että kaikki tieto syötetään oikein. Näin organisaatio kevenee ja päästään myös kiinni tiedon laatuun.

– Golden recordissa perustietojen muodoista saatetaan käydä loputonta kädenvääntöä, eikä yrityksessä päästä keskittymään siihen olennaiseen eli liiketoiminnan kehittämiseen. Paljon järkevämpää on, että kukin toiminto vastaa omista tiedoistaan ja tulkitseva MDM hakee järjestelmistä omaehtoisesti sen tiedon, jonka se tarvitsee.

Hyödyt näkyvät heti

Dahlbergin mukaan perinteisten vuosia kestävien, paljon resursseja vaativien it-hankkeiden aika alkaa olla ohi. Uuden mallin mukaisissa master data-projekteissa ryhdytään heti konkreettiseen työhön ja kehitysaskeleita saadaan aikaan jo kuukausissa. Tärkeää on kuitenkin lähestyä haasteita oikealla tavalla.

– It-projektit aloitetaan nykyään lähes aina pienestä pilottiprojektista, mikä on täysin oikea suunta. Lähestymistavan pitää kuitenkin pureutua aitoon liiketoiminnan ongelmaan. Silloin kehityksestä saadaan nopeasti hyötyjä irti.

– En pidä järkevänä, että yritys lähtee korjaamaan perustietojaan luokka kerrallaan kaikissa järjestelmissä yhtä aikaa. Siitä muodostuu helposti valtava työ, joka ei välttämättä vie liiketoimintaa yhtään eteenpäin.

Tuloksellisempana vaihtoehtona Dahlberg pitää aloittamista yksittäisen järjestelmän yhdestä konkreettisesta ongelmasta, jossa otetaan haltuun moniulotteisesti kaikki kyseisen työvaiheen perustiedot ja suoraviivaistetaan prosessia.

– Esimerkki tästä voisi olla kalusteyritys, jonka tilaus-toimitusketju on tehoton ja epäluotettava. Projekti vaatii koko ketjun automaation ja erilaisten perustietojen kehitystyön. Kun MDM-tulkilla saadaan yksi järjestelmä tai työvaihe haltuun, kehitystyötä voidaan jatkaa skaalautuvasti muualle. Jokainen osaprojekti tuo yritykselle liiketoiminnallisia hyötyjä.

Digitalisaatiossa on pitkälti kyse tiedon hyödyntämisestä. Tulkkaava master data ajattelu on Dahlbergin mukaan ainoa tapa hallita hankalaa tietoa, kuten some-tietoa, jolle on tyypillistä tiedon eri merkityksellisyys.