Suomen suurin ammattikorkeakoulu panostaa tiedon laatuun

mp_antti_tikkaMetropolian kunnianhimoisena tavoitteena on olla Suomen arvostetuin ammattikorkeakoulu ja uudistumiskykyisin oppimisyhteisö vuoteen 2014 mennessä. Metropolian strategian toteutumista, toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista arvioidaan systemaattisesti. Toimintaa kehitetään ja parannetaan arviointi- ja palautejärjestelmistä saatujen tulosten ja palautteen perusteella. Toiminnasta ja tuloksista viestitään säännöllisesti sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille, kuten Kelalle, tilastokeskukselle ja muille viranomaisille. Tämä edellyttää perustietojärjestelmiä, joista saadaan laadukasta, validoitua dataa.

Oppilaitoksissa toiminnalle oleellisin tieto on kerätty ja sitä ylläpidetään opiskelijahallintojärjestelmässä. Järjestelmässä on mm. opiskelijoiden tiedot, kurssit, suoritusten arvosanat sekä tiedot valmistumisesta. Kaikki tieto on tärkeää, mutta osalla tiedosta on suoria vaikutuksia ammattikorkeakoulun rahoitukseen – suoritetut tutkinnot vaikuttavat ammattikorkeakoulun saamaan perusrahoitukseen. Ei ole siis yhdentekevää, onko valmistumispäivämäärä merkitty järjestelmään oikein. Metropoliassa opiskelijahallintojärjestelmällä on pääkäyttäjä. Tämän lisäksi järjestelmää käyttävät mm. opettajat, opintotoimistojen, hakutoimiston sekä koulutusohjelmien henkilöstö. Datan laadun parantamiseksi on Metropoliassa otettu käyttöön automaattinen validointityökalu, joka pääkäyttäjän ylläpitämän sääntölistan perusteella merkitsee perusjärjestelmissä olevat rakenne- ja sisältövirheet ja toimittaa näistä automaattisesti virhelistan kerran vuorokaudessa.

Virheiden haku siirtyy raporteista työkaluun

Ennen validointityökalun käyttöönottoa virheitä, kuten korvaavien suoritusten kirjauksia, puuttuvia valmistumispäivämääriä ja eron syitä haettiin Accesilla raporttien kautta. ”Ennen tehtiin käyttöliittymien kautta F9-hakuja, mikä oli erittäin työlästä ja piti tietää, miten joku olisi voinut jonkun asian kirjata. En voi löytää virhettä, kun en tiedä, miten se on syötetty”, kertoo järjestelmän pääkäyttäjä, suunnittelija Pirkko Niskanen. Lisäksi raporttien kautta ei pystytty laatimaan ristisääntöjä tai orpotarkistuksia, esim. varmistamaan, että opiskelijalle kirjattua opintopistettä vastaava kurssi on perustettu järjestelmään.

Validointityökalun käyttöönoton alussa sääntöjenvastaisia rivejä löydettiin muutamia tuhansia. Määrä pudonnee noin tuhanteen, kun sääntölista on viimeistelty. Virhelista on tarkoitus käydä läpi ja virheet korjata DSV:n* perusajatuksen mukaisesti tiedon alkulähteelle eli opiskelijahallintajärjestelmään ennen juhannusta 2011. Korjauskierroksen jälkeen tietoja tarkistetaan viikoittain virheraportista. ”Sääntöjen viilaus on jatkuva prosessi, kuten virheiden korjauskin”, tietokanta-asiantuntija, ohjelmistosuunnittelija Antti Tikka kiteyttää.

Toivelistalla on virhelistan nopeampi päivittyminen. Nykyisellään järjestelmään tehdyt korjaukset katoavat virhelistalta kahdessa vuorokaudessa. Validointityökalusta on tulossa uusi versio, jossa tarkastuksen suorituskykyä on parannettu merkittävästi ja tuolloin on mahdollista päästä jo lähes reaaliaikaiseen tiedon validointiin.

Ajansäästöt tilastointiaikana ja oikeelliset osavuosiraportit

Vuodessa on kaksi kiireellistä tilastointiaikaa: tammikuussa toimitetaan ministeriön tilastot ja syyskuussa Tilastokeskukselle opiskelijatilastot eli opiskelijoiden määrä. ”Tilastointiaikana tarvitsen oikeat tiedot käyttöön heti. On muutakin tekemistä kuin kaivaa virheitä ja korjata niitä. Odottelu oli ennen ongelma”, kertoo Pirkko.

Jatkossa Metropolian johto pystyy paremmin seuraamaan strategian ja tavoitteiden toteutumista ja reagoimaan tarvittaessa, sillä oikeampi tieto toimitetaan osavuotiskatsausten muodossa. Aiemmin tiedot toimitettiin kerran vuodessa ja operaatio oli ison työn takana. Validointityökalun käyttöä on ajateltu tulevaisuudessa laajentaa myös muihin perusjärjestelmiin, kuten henkilöstöhallintoon ja talousjärjestelmään. Yhdeksi käyttökohteeksi on lisäksi suunniteltu valmistumisjärjestelmää, josta löytyy tiedot valmistumisluvan saaneista opiskelijoista.