Myyntilupaukset lunastanut raportointiratkaisu

oras-hanniEurooppalaiseksi keittiö- ja kylpyhuonehanayritykseksi profiloituva Oras lähti etsimään raportointityökalua, jolla voidaan ohjata liiketoimintaa tulevaisuuteen, eikä vain katsoa toteutuneita historiatietoja. Aiemmin myynnillä, taloushallinnolla, tuotannolla sekä muilla toiminnoilla oli omat raportointijärjestelmänsä sekä lisäksi paljon Excel-taulukoita. Raporteista saatu tieto oli yleisellä tasolla. Uudelle työkalulle asetettiin kriteereiksi helppokäyttöisyys ja joustavuus, integroitu tietomalli sekä erilaiset sisäiset tavoitteet, kuten tuotekustannusten saaminen. Työkaluksi valikoitui Qlikview.

”Siihen oli helppo ihastua. Ja nyt voidaan todeta, ettei myyntipuhe ollut tuulesta temmattua”, kertoo Juha Hanni, Business Controller, Oras. Qlikview on muistipohjaiseen arkkitehtuuriin perustuva raportointiväline, jonka vahvuuksia ovat helppokäyttöisyys, nopeus ja visuaalisuus. Järjestelmätoimittajan valinnassa painoi hyvän myyntityön ja osaamisen ohella sopiva koko sekä läheisyys.

Qlikview on otettu vaiheittain käyttöön toukokuusta 2010 lähtien: Ensin korvattiin yksi järjestelmä, sitten seuraava. Myyntiraportoinnista on kertynyt eniten kokemuksia, ja myynti käyttääkin järjestelmää päivittäin. Raportoinnissa päästään nykyisin käsiksi tarkkoihin tietoihin aina laskuriville saakka. Aiemmasta myynnin raportointijärjestelmästä saatiin esimeriksi vain summatason myynnit. Myyntihenkilöstön lisäksi muita aktiivikäyttäjiä ovat toimitusjohtaja ja maajohtajat. Viimeisenä kehitysvaiheena toteutetaan supply-malli tuotannolle. Tästä odotetaan apua toimitusketjun ohjaukseen Euroopan tasolla. Loppukäyttäjiltä on tullut positiivista palautetta. ”Ihmiset voivat tehdä järkeviä töitä. Käytetään aika analysointiin, ei raportointiin”, Juha Hanni tuumaa tyytyväisenä.

Dedikoitu resurssi – kriittinen menestystekijä

Orakselle oli alusta alkaen selvää, että Qlikview:lle määritetään selkeä omistajuus. Ratkaisun business ownerin, Juhan apuna on pääkäyttäjä. Pätevän pääkäyttäjän vastuulla on niin järjestelmän tekninen käyttö kuin jatkokehityksen määrittely yhdessä liiketoimintojen kanssa. Keskitetty hallinta on osittain myös riski, jota on pyritty jakamaan. Pääkäyttäjätason osaamista on tarve laajentaa, sillä käytön laajentuessa myös työmäärä on kasvanut suureksi. ”Tämä pitää kuitenkin tehdä hallitusti, ohjata tarkkaan ja laatia hyväksymismenettely raportteihin”, Juha toteaa. Oras laatii raportit itse, kun taas monissa Qlikview:n toimituksissa ne ovat järjestelmätoimittajan vastuulla tiedon latauksen ja jalostuksen lisäksi.

Qlikview:llä toteutettiin Orakselle tietovarasto eli välitallennuspaikka, johon tieto historioidaan. Pääkäyttäjä ja business owner selviävät monista tilanteista itsekseen. Pääkäyttäjä on käynyt Qliktechin järjestämät koulutukset, joihin Juhakin suunnittelee osallistuvansa itseopiskelun tueksi.

Ineon kanssa pidetään yhteyttä säännöllisesti puhelimitse ja tavataan verkkokokouksissa. Kasvotusten istutaan kerran kvartaalissa. ”Hienoa on, että toimittajalta löytyy teknisen osaamisen lisäksi myös ymmärrystä asiakkaan liike-elämän tarpeista. Ei pelkästään niin, että me kerrotaan, mitä tehdään. Tätä puolta voisi toki vielä syventääkin”, Juha vinkkaa.

Ryhtiliike kaikissa toiminnoissa

Uusi raportointityökalu on parantanut lähdedatan laatua. Tietokanta on paljastunut joissakin tapauksissa liian joustavaksi, esimerkiksi tuotekoodeissa pisteet ja pilkut aiheuttavat sekaannuksia kuten myös joustavat kenttien pituudet. Läpinäkyvä raportointityökalu ei enää hautaa virheitä niin kuin vanhat järjestelmät. Kaikkiaan master data on kuitenkin ollut yllättävän hyvällä tasolla.

Jotta ratkaisu saataisiin nykyistäkin tehokkaampaan käyttöön, sisäistä keskustelua ja palautetta tarvitaan enemmän. Vain näin saadaan kerättyä tietoa, millä eri toiminnot haluavat toimintaansa ohjattavan, ja kuinka tämä on toteutettavissa Qlikview:llä liiketoimintaa ohjaavaksi raportoinniksi. Vaikka ratkaisu on helppokäyttöinen, koulutus tuo lisäarvoa ja sitä tullaankin lisäämään. Tuoteosaamista halutaan syventää, jotta käyttäjien keskuudessa ymmärretään, ettei Qlikview ole ERP:n toistin, vaan täydentävä ratkaisu.

Mikäli projekti aloitettaisiin nyt uudelleen, suuria muutoksia ei olisi tarpeen tehdä. Alkupään työhön panostettaisiin enemmän. Alkumäärittelyjen lisäksi selkeät välitavoitteet helpottavat projektia ja estävät rönsyilyä. Nyt toimitusprojektissa käyttöön otettu release-malli selkeyttää kehitystä. Kun korjaukset ja uudet ominaisuudet on aikataulutettu kuhunkin versioon, hyväksytään tietyt puutteet ja jatketaan eteenpäin. Nyt tietovarastoon ladataan paljon sellaistakin dataa, jota ei vielä käytetä. Business ownerilla on kuitenkin jo näköpiirissä tulevaisuuden visio, mihin näitä tullaan käyttämään. ”Tämä antaa ad hoc mahdollisuuden. Minulla on mielessä taas uusi tarve”, Juha lopettaa.