Miten tiedonhallinnalla tuotetaan kilpailukykyä?

 

Tuomo
Tuomo Wall
Toimitusjohtaja
Fuga Group

Suomalaisyritysten on tärkeää ymmärtää toimitusketjujen prosessoinnin merkitys, jotta ne voivat menestyä tiukassa kansainvälisessä kilpailussa. Uusi kilpailukyky syntyy automatisoimalla toimintatavat ja kokonaiset prosessiketjut – parhaiden käytäntöjen pohjalta. Näin ajattelee konsultointiyritys Fuga Groupin toimitusjohtaja Tuomo Wall.

Tuomo Wall on toiminut UPM:n, Ahlstromin, Walkin ja Fugan kansainvälisissä johtotehtävissä. Hän on edistänyt yritystensä myyntiä, markkinointia, tuotantoa, toimitusketjun hallintaa, strategiaa ja muutostyötä. Vastuullisten tehtävien kautta hänelle on syntynyt vahva näkemys kansainvälisesti toimivien yritysten johtamisesta.Wall ajautui tietohallinnon kysymysten pariin Walkissa. Hän tuli organisaatioon myyntijohtajaksi, mutta alkoi pian keskittyä toimitusketjun prosesseihin, koska se osoittautui tuolloin yhdeksi liiketoiminnan pullonkauloista.

– Onnistuimme toimitusketjun kehitystyössä niin hyvin, että kehitystyötä päätettiin laajentaa koko konserniin. Perustimme konsernifunktion nimeltään Operational Excellence, jonka vastuualueena oli toimitusketjuprosessien hallinta ja jatkuva parantaminen, Wall kertoo.

– Operational Excellencessä aloimme panostaa prosessien perustietojen rakennustyöhön. Siitä toimintamme lähtikin varsinaiseen lentoon. Huomasimme, miten vasta perustiedonhallinta ja liiketoimintaprosessit yhdistämällä saadaan täysi hyöty liiketoiminnalle.

Moderni johtaja ymmärtää it-hallintoa

Wallin mielestä yritysjohtaminen on tietohallinnon kehitysaskelten myötä murroksessa. Nykyaikainen it-hallinto tarjoaa johtajalle mahdollisuuden ennakoivaan ohjailuun. Siirrytään reaktiivisuudesta proaktiivisuuteen. Moderni johtaja pystyy ymmärtämään eri mallien vaikutukset ja ohjaamaan toimintaa automaation kautta parhaiden mallien suuntaan.

– Olemme jo automatisoineet tässä maailmassa paljon, mutta lähinnä yksittäisiä, monesti yksinkertaisia työvaiheita. Nyt on aika automatisoida myös toimintatavat ja kokonaiset prosessiketjut parhaiden käytäntöjen pohjalta. Mikäli suomalaisyritykset haluavat menestyä, niillä ei ole varaa antaa prosessien nojautua yksittäisten työntekijöiden päivittäisten mielenliikkeiden varaan. Parhaat käytännöt on istutettava liiketoimintarakenteisiin eli automatisoitava.

Kun tietohallinto toimii, johtamisjärjestelmä voi asteittain muuttua liiketoimintamallien kautta johtamiseksi. Prosessit muuttuvat läpinäkyviksi, jolloin voidaan selkeästi nähdä, mitkä mallit toimivat ja tuottavat parhaiten taloudellisesti. Silloin voidaan pyrkiä monistamaan näitä malleja organisaation sisällä.

– Jokaisen ei tarvitse ”keksiä pyörää uudelleen”, eikä edes rakentaa samaa pyörää joka kerta uudelleen, vaan hyvät mallit ikään kuin pullahtelevat käyttäjilleen järjestelmästä automaattisesti. Näin yhä suurempi osa toiminnastamme kanavoituu hyviin ja tuottaviin, meille parhaiten sopiviin liiketoimintamalleihin. Huonot ja kannattamattomat jäävät vähitellen pois.

Miten muutos näkyy asiakkaalle?

Wall on viime aikoina erikoistunut suunnittelemaan prosessiketjuja, joissa painotetaan asiakaskokemuksen tärkeyttä. Wallin näkemyksen mukaan asiakkaiden tarpeet toimittajien suuntaan vaihtelevat suuresti, ja toimittajavalinta perustuu lopulta tarjoaman kokonaisarvoon. Tämä kokonaisarvo puolestaan muodostuu eri asiakkaille eri osatekijöistä

– Yhdelle nopeus on korvaamaton, toiselle arvonmuodostus saattaa painottua enemmän laatuun, joku korostaa luotettavuutta tai joustavuutta, osa taas haluaa arvoketjuunsa mahdollisimman alhaiset hankintakustannukset. Näihin kulloisiinkin tarpeisiin on kyettävä vastaamaan kilpailijoita paremmin.

Entä mitä hyötyä parhaisiin käytäntöihin perustavasta tiedonhallinnasta on työntekijöille? Wall uskoo, että hyvin prosessoitu yritys heijastuu myös työhyvinvointina.

– Roihuavat tulipalot ja sählääminen vähenevät ja tätä kautta henkilöstön henki ja jaksaminen paranevat. Työntekijät voivat keskittää energiansa kehitystyöhön eli siihen, että käytetyt mallit olisivat huomenna jälleen hiukan parempia kuin tänään.

Hyvin rakennettu tiedonhallinta on kilpailukykyä

Tiedonhallinnan roolia liiketoimintaprosessien kehittämisessä ei ole perinteisesti pidetty merkittävänä. Wallin ajattelussa asetelma on hyvin erilainen: hänelle tiedonhallinnan kautta kehitettävät liiketoimintaprosessit ovat koko liiketoiminnan kehittämisen keskiössä.

– Prosessien sisään nähdään niiden tunnuslukujen kautta, jonka hyvin rakennettu tiedonhallinta tuottaa. Johto pystyy vertailemaan eri skenaarioita ja valitsemaan kannattavimmat. Voimme myös muuttaa haluttujen mallien painotuksia sen mukaan, mitä tuloksia ensisijaisesti kulloinkin tavoitellaan: kasvua, liikevoittoa, kassavirtaa, hintatason nostamista tai säilyttämistä, tietyn liiketoiminta-alueen painottamista ja niin edelleen.

Automaation lisääntyessä henkilöresurssien käyttö tehostuu. Tuotantohukka, virheet ja asiakasvalitukset vähenevät. Varastot pienenevät ja painottuvat entistä enemmän raaka-aineiden suuntaan kalliimpien valmistuotevarastojen sijaan. Myös asiakkaiden maksukäyttäytyminen todennäköisesti saadaan paremmin hallintaan.

– Kaikkien yritysten perimmäinen tavoite on kannattava kasvu. Liiketoimintamallien perustiedonhallinnalla ja sen mahdollistamalla hyvien käytäntöjen monistamisella voimme siis kasvattaa myyntiä, alentaa kustannuksia ja vapauttaa käyttöpääomaa – eli yksinkertaisesti sanottuna kasvaa ja parantaa kannattavuuttamme. Tämä ei kuitenkaan onnistu ilman hyvien liiketoimintamallien ja toimivan tiedonhallinnan symbioosia.