Miksi yritysjohdon pitäisi olla kiinnostunut tiedonhallinnasta?

Pekka_Kuokka
Pekka Kuokka
Toimitusjohtaja
S&N Oy

Yritysjohtajien tulisi ymmärtää, kuinka tärkeä osa tiedonhallinnalla on liiketoiminnan ohjaamisessa ja kannattavuuden ymmärtämisessä. Tiedonhallinta pitää istuttaa liiketoiminnan ytimeen ja suunnitella palvelemaan yritysjohtoa. Tätä mieltä on kansainvälisissä vastuutehtävissä Koneella ja HK Scanilla työskennellyt Pekka Kuokka.

Mitä on tiedonhallinta merkitsee minun liiketoiminnassani?  Tämä on kysymys, joka Pekka Kuokan mukaan pitäisi esittää jokaisessa yrityksessä. Hänellä on selkeä vastaus: tukea ja mahdollistaa juuri kyseisen yrityksen tehokas liiketoiminta – tuottaa johdolle laadukasta tietoa ja kehittää automatiikkaa.

– Kun tiedonhallinnalla on näin syvällinen tehtävä, ihmettelen, miksi kiinnostus ymmärtää ja kehittää ICT-toimintoja on niin vähäinen. Tiedonhallinta ei ole yrityksen pakollinen menoerä vaan hyvin hoidettuna toiminto, jonka pohjalle koko kilpailukyky rakentuu. Teollisuus digitalisoituu, ja ellei tiedonhallinta ole kunnossa, haaveet uusista käänteentekevistä ratkaisuista myös jäävät haaveiksi.

Liikkeenjohdolta vaaditaan panosta

Yritysjohdon pitää itse paneutua tiedonhallinnan perusteisiin ja rakentaa organisaatio siten, että liiketoiminnan edustajat ja ICT-väki tulkitsevat yhdessä tarpeet ja muodostavat tiedonhallinnan vaatimukset. Näin tiedonhallinta saadaan valjastettua tuottamaan aitoa lisäarvoa yritykselle. Kansainvälisille yrityksille hyvin hoidettu ICT on jo edellytys.

– One set of numbers eli vertailukelpoinen numerotieto eri yksiköistä ympäri maailmaa on yritysjohdon välttämätön työkalu. Sen tuottaminen viikoittain tai jopa päivittäin ei ole kuitenkaan helppoa, vaan vaatii joko erittäin paljon epävarmaa manuaalista työtä tai hyvin automatisoitua tiedonhallintaa.

Datavirtojen ja työvaiheiden automatisointi on tiedonhallinnan kovaa ydintä, jolla panostukset ICT-toimintoihin perustellaan. Automaation vapauttamat resurssit voidaan ottaa tehokkaampaan käyttöön.

– Ihmisiä tarvitaan edelleen, mutta heidät täytyy irrottaa manuaalisesta työstä automaation suunnitteluun eli miettimään, kuinka prosesseja voidaan jatkuvasti jalostaa tiedonhallinnan keinoin pidemmälle.

Ensimmäisenä MDM kuntoon

MDM:n rooli tiedonhallinnan perustana on tärkeä. Mitä laajempia ja monimutkaisempia yrityksen rakenne ja liiketoimintamalli ovat, sitä tärkeämpiä panostukset master dataan ovat. Kuokka pitää master dataa lähtökohtana, josta jokainen ICT-kehitysprojektin pitäisi lähteä liikkeelle.

– Tiedonhallinnan uudistustyö tuntuu aina valtavalta kokonaisuudelta, mutta sitä voi onneksi tehdä myös pala kerrallaan. Tärkeintä on tehdä päätös aloituksesta, organisoitua ja ryhtyä töihin. Ensimmäinen ja melko kevyt askel on luoda MDM-tähti, joka yhdenmukaistaa perustietoa eri järjestelmiin. Vanhoja ja ei-yhteensopivia järjestelmiä voi edelleen käyttää, ja kehitystyön myötä niistä saadaan jo tasalaatuista tietoa raportointiin.

– ICT-ratkaisujen ylläpito ja uusimplementoinnit epäonnistuvat tai viivästyvät usein siksi, ettei MDM ole kunnossa. Tällöin projektien budjetti ylittyy eikä raportointia saada nopeasti projektin jälkeen ajan tasalle. Johto joutuu toimimaan sokkona, ja riskit tehdä virhearviointeja kasvavat.

MDM:n myötä järjestelmien välinen tulkintavaihe automatisoituu. Yhtenäisen MDM-määrittelyprosessit tuottavat laskennan ja liiketoiminnan informaatiota, vaikka järjestelmiä ei olisi vielä muuten harmonisoitu.

– Kun yrityksellä on yksiköitä eri maissa, haasteita tuottavat esimerkiksi erilaiset laskentatoimen käytännöt, lait ja valuutat. Yhtenäisellä master datalla tulkintatyö saadaan parhaimmillaan kokonaan pois ja läpinäkyvyys yksiköihin kasvaa ja muuttuu luottettavammaksi.

Viranomaiset vaativat ICT-uudistuksia

Myös viranomaiset vaativat yritysten ICT:tä uudistumaan. Erilaiset kansalliset ja kansainväliset lait, vaatimukset ja käytännöt vaativat tiedonhallintaa ja siten läpinäkyvyyttä ja kykyä antaa tarkkoja tietoja. Vaatimukset koskevat varsinkin pörssiyhtiöitä, mutta samoja käytäntöjä on viety yhä enemmän myös pienempiin yrityksiin.

– Auditoinnit, tietoturvan vaatimukset, corporate governance- ja shareholder-vaatimukset ja IFRS-laskentakäytännöt ovat tiukentuneet ja muuntuvat jatkuvasti. Niiden myötä tiedonhallinnalta vaaditaan erittäin paljon – jopa sanktioiden uhalla.

– Viranomaiset vaativat tarkkaa raportointia, johon kuluu valtavasti resursseja, jos raportointia ei ole tehokkaasti automatisoitu yksiköistä ryhmätason konsolidointiin. Jos ennen tehtiin tuotettujen lukujen tilintarkastus kerran vuodessa, nyt tarkastustoiminta on jatkuvaa ja ulottuu myös kaikkiin järjestelmiin ja niihin konfiguroituihin prosesseihin.