Miksi MDM on avain liiketoimintaprosessien automatisointiin?

Timo
Timo Seppänen
CEO
Ineo Oy

Tiedonhallinta on nykyään erottamaton osa yrityksiä ja muita organisaatioita: toimintaa pyöritetään tietoverkkojen ja -järjestelmien kautta. Data on kuitenkin useimmissa organisaatioissa vain sivuroolissa, eikä sen mahdollisuuksia liiketoimintaprosessien automatisoinnissa ole vielä täysin ymmärretty.

Monilla yrityksillä on asiakasrekisteri, josta se saa poimittua muun muassa laskutukseen asiakkaan perustiedot. Rekisteri nopeuttaa hieman yrityksen laskutusta, mutta rekisteri toimii itsenäisesti eikä sen käyttö yhdisty mitenkään yrityksen tiedonhallintaan. Yritysjohto ei pysty sanomaan, kuinka hyödyllistä rekisterin ylläpito on, eikä sillä ole työkaluja kehittää rekisteriä.

– Yrityksillä on suuri halu kehittää liiketoimintamalleja, mutta se on hyvin hankalaa, jos ei ole käytössä tietoa, jonka perusteella uudistuksia voisi tehdä. Liiketoimintamallien kehittäminen ja tiedonhallinta ovat tiiviissä symbioosissa. Kumpikaan ei riitä yksin, jos halutaan luoda kilpailukykyistä liiketoimintaa, Ineon toimitusjohtaja Timo Seppänen sanoo

Kun tiedonhallinta on rakennettu liiketoiminnan keskiöön ja kattaa kaiken yrityksessä liikkuvan datan, yritys saa tietoa prosessiensa tehokkuudesta ja johto voi perustellusti kehittää liiketoimintamalleja.

– Esimerkiksi liukuhihnatehtailla konkreettisia työvaiheita on pyritty automatisoimaan mahdollisimman pitkälle jo vuosikymmenien ajan. Uudet innovaatiot linjastossa tehostavat tuotantoa ja tuovat yritykselle kilpailuetua. Samaan aikaan toimistossa on voitu kuluttaa resursseja tehottomilla laskutus- tai tilaus-toimitus-järjestelmillä. Tarkoitan tällä sitä, että tiedonhallintaa voidaan tehostaa samalla tavalla kuin linjastoa, ja siinä piilee valtavasti potentiaalia luoda yrityksille uutta kilpailukykyä.

Parhaiden käytäntöjen monistaminen

Millä tavalla tiedonhallinta voi tehostaa liiketoimintaprosesseja? Avaintermi on parhaat käytännöt eli mallisuoritukset, jotka tuottavat sekä yrityksen että asiakkaan näkökulmasta optimaalisen lopputuloksen. Kun yritys alkaa monistaa toimintatavoissaan ainoastaan parhaita käytäntöjä, sen prosessit tulevat tasalaatuisiksi, nopeammiksi ja kannattavammiksi.

Jos prosesseja ei ole mallinnettu, jokainen työntekijä soveltaa parasta ymmärrystään luomalla käytännön. Resursseja haaskaantuu saman käytännön toistamiseen, ja samoista perustiedosta luodaan jatkuvasti uusia, laadultaan epätasaisia variaatioita. Tiedosta tulee tulkinnanvaraista, mikä tuo prosessiketjuun epäselvyyksiä ja antaa mahdollisuuden väärinkäsityksille.

– Heikosti prosessoituja järjestelmiä käytetään ikään kuin kirjoituskoneina. Jokainen työntekijä voi esimerkiksi näppäillä samalle asiakkaalle eri tavalla rakennetun laskun, jossa asiakkaan perustiedot, maksuehdot ja muut yksityiskohdat vaihtelevat, Seppänen selvittää.

– Sen sijaan parhaisiin käytäntöihin perustuvassa tiedonhallinnassa yritykseen on luotu yhdet perustiedot asiakkaasta. Samalla asiakkaalle on määritelty laskenta- ja ohjaustiedot, jotka antavat sille esimerkiksi aina samat maksuehdot. Kun laskuttajat ohjataan tekemään vain mallisuorituksia, suoritukset ovat laadukkaita ja ennustettavissa. Aikaa säästetään eikä tulkinnoille jää varaa. Samalla syntyy yhteismitallista dataa, joka heijastuu monipuolisina raportteina yritysjohdolle. Tämä on toiminnallisen pääoman kasvattamista.

Tiedonhallinnan pohjana MDM

Hyvin toimivaa tiedonhallintaa on käytännössä mahdotonta luoda ilman laadukasta ja koko it-infrastruktuurin kattavaa MDM:ää. Ineon ajattelutavassa tiedonhallinnan keskiössä on MDM-tähti, jossa kaikki organisaation perustieto sijaitsee keskitetysti ja josta sitä jaetaan yhteismitallisena eri järjestelmiin. Kun perustiedot kulkevat MDM:n kautta, lopputuloksena on prosessien tehokkuutta mittaava, eheä ja skaalautuva tiedonhallinta.

Perustiedonhallinta voidaan jakaa kolmeen osa-alueeseen: laskennan perustietoihin, yleisiin viitetietoihin ja prosessin ohjaustietoihin.

1. Laskennan perustiedot

– muodostavat johtamisjärjestelmän perustan
– esim. tilit, asiakasluokitukset ja maksuehdot

2. Yleiset viitetiedot

– muodostavat liiketoiminnan kytkennän toimintaympäristöön
– esim. asiakkaat, toimittajat ja nimikkeet

3. Prosessin ohjaustiedot

– muodostavat ohjeet, sopimukset ja parhaat käytännöt liiketoimintaan
– esim. sopimukset, hinnastot ja tuotannon ohjaustiedot

Tiedonhallinta ottaa parhaisiin käytäntöihin perustavassa mallissa askeleen kohti ennakoivaa toimintaa. Perustiedonhallinta luo tietojoukoille tarkoituksen ja organisoi niitä. Eri järjestelmät yhteen kytkevästä perustiedonhallinnasta tehdään organisaatiolle elin, joka mittaa prosessien tehokkuutta ja mallintaa liiketoiminnan käyttöön parhaita käytäntöjä.

– Hyvin prosessoidussa toimenpiteessä ihminen voi tehdä esimerkiksi 10 prosenttia työstä ja järjestelmä täyttää loput 90 prosenttia. Parhaiden käytäntöjen toistamisesta tehdään työntekijöille mahdollisimman vaivattomia toteuttaa, kun taas poikkeaminen ohjatusta suoritustavasta on haasteellisempaa.

Yrityksen taloudelliset hyödyt

Parhaimpiin käytäntöihin perustuva perustiedonhallinta rakentuu pyrkimykselle parantaa yrityksen kilpailukykyä. Kun prosesseissa hyödynnetään maksimaalisesti automaatiota, työvoimaresurssit suuntautuvat puhtaasti liiketoimintaa hyödyttävään työhön.

– Tietyillä aloilla marginaali on niin pieni, että pienikin poikkeama mallisuorituksesta tekee koko toimitusketjun tappiolliseksi. Siksi ohjaus mallisuoritusten toistoon täytyy toimia niin hyvin, että työntekijät ja myös asiakkaat poikkeaisivat tehokkaimmasta toimintavasta mahdollisimman harvoin.

Parhaimmillaan MDM:n kautta syntyy tietoa, jota yritysjohto ei voisi muuten saavuttaa. Mitä paremmin automaatio toimii, sen ennustettavampaa liiketoiminta on. Kun liiketoiminta muuttuu läpinäkyvämmäksi, tavoitteiden asettaminen voidaan viedä huomattavasti yksityiskohtaisemmalle tasolle. Reaaliaikaisesta raportoinnista voi nähdä suoraan, mikä prosessi on tehoton ja kaipaa parempaa toiminnanohjausta.

– Tässä on jälleen kyse tiedon periytyvyydestä ja tietopääoman kasvattamisesta. Kun samalla tavalla toteutetuista prosesseista saadaan kokemusta ja tarkkaa tilastotietoa pitkältä aikaväliltä, liiketoimintaa voidaan ohjata perustellusti uusiin suuntiin ja tulevaisuuden ennustamisesta tulee tarkkaa.