Ymmärrys MDM:stä kasvaa

Perustiedon hallinta on pitkään ollut väärinymmärretty ja vaikeaksi mielletty tiedonhallinnan alue. Samalla digitalisaation kehittämiseen, järjestelmien läpinäkymättömyyteen ja yhteensovittamiseen liittyvät tarpeet ovat vahvassa kasvussa. Miten nämä aiheet liittyvät toisiinsa, ja miksi MDM pitää huomioida kun uusia investointeja suunnitellaan?

Perustiedonhallinta on tiedonhallinnan kivijalka. Perustiedot muodostavat liiketoiminnassa ja hallinnossa käytettävien laajojen tietojärjestelmien käsitteistön ja viiterakenteet. Perustiedon hallinta (MDM), eli se millä prosesseilla, organisoinnilla, järjestelmä- ja integraatiomalleilla tapahtumia tuottavat järjestelmät asetetaan, on keskeinen ja väistämätön osa organisaatioiden toimintaa.

MDM on pitkään nähty milloin siilokohtaisena tiedon osa-alueiden hallintana, milloin harmonisoinnin ja kertaluontoisten rekisterien kunnostuksen synonyyminä tai raportoinnin tukitoimintona. Harva näistä toimenpiteistä on osoittautunut riittäväksi, jotkut jopa haitallisiksi, ja koko perustiedon hallinnan arvo on lopulta joutunut kyseenalaiseksi.

Hiekalle ei voi rakentaa mitään pysyvää, vaan talo vaati perustukset. Sama pätee tiedonhallinnassa. MDM pitää ymmärtää oikein, jolloin myös organisaatiossa asiaan voidaan tarttua oikein ja luoda todellisia onnistumisen edellytyksiä.

Tiedonhallinnan merkitys ja arvo kasvaa

Toimialaan katsomatta kehitys vie kohti korkeampaa integraation ja automaation tilaa. Tämä on myös välttämätön osa korkean kustannustason yhteiskunnan hyvinvoinnin turvaamista tulevina vuosikymmeninä, ja investoinnit tuottavuuteen ja kilpailukykyyn kohdistuvatkin merkittäviltä osin tiedonhallintaan. Oma asiointisi pankin ja verohallinnon kanssa 10 vuotta sitten käy hyvästä esimerkistä, missä manuaalinen ja työvoimavaltainen prosessi on korvautunut aineettomalla toiminnalla. Kehityksestä on laajasti katsottuna hyötynyt niin tuottaja kuin asiakas, ja perustan tälle palvelun täydelliselle muodonmuutokselle muodostaa kestävä tiedonhallintamalli.

Nämä esimerkit ilmentävät hyvin sitä, miten MDM ja tiedonhallinta ovat rakenteellinen osa liiketoiminnan kehittämistä. Itse asiassa hyvin harva MDM-aloite lähtee liikkeelle nimenomaan MDM-aloitteena. Paljon tyypillisempää on, että perustiedon hallinnan kehittämistarve syntyy liiketoimintalähtöisen investoinnin tai kehitystarpeen heijastuksena. Näin ollen onkin ensiarvoisen tärkeää tunnistaa MDM oikealla tavalla, jotta perustiedon hallinnan pirstoutumista ja siiloutumista ei syvennetä. Hajautunut ja epäeheä perustieto on edelleen perustietoa – se ei vain palvele toimintaa erityisen hyvin.

Tapahtumanmuodostuksen todellisuus on ’Golden Record’ia ihmeellisempi

Tiedolla johtamisesta on puhuttu pitkään. Oikeellisella ja ajantasaisella tiedolla johtaminen tuottaa todennäköisesti paremman tuloksen. Tietovarastointi ja erilaiset raportointiratkaisut ovat valtavirtaratkaisuja läpinäkyvyyden saavuttamiseen. Tunnusomaista näille on ollut, että prosessissa syntyvä tieto joudutaan väli- ja jälkikäsittelemään johtamisen tietotarpeen täyttämiseksi.

Hyvin harva on kääntynyt prosessin puoleen asian korjaamiseksi. Eheästi, perustiedosta perityn datan pohjalta muodostunut tapahtuma käyttäytyy myös ennustettavasti ja johdonmukaisesti raportoinnissa. MDM:llä saavutettu tapahtumamuodostuksen hallinta-aste heijastuu siis suoraan tiedolla johtamisen tai läpinäkyvyyden kyvykkyytenä.

Toinen yleinen uskomus on pyrkimys yhden totuuden malliin. ”Golden record” esiintyy nykyään myös lainausmerkeissä – todellisuudessa hyvin harvoin syntyy tilanne, jossa yhdellä tietueella voidaan palvella koko prosessin eri osien tietotarvetta. Usein on nähty täysin turhaa pohdiskelua siitä, kenen käsitys asiakas-käsitteen todellisesta sisällöstä on oikea. Kaikki näkökulmat ovat todellisia, ja edellyttävät käsittelytarpeensa mukaista perustietoa. Osa tiedosta liittyy samaan rooliin – ja voidaan harmonisoida – osa ei. Kuitenkin, vahvasti juurtunut oletus siitä, että pitää hakeutua yhden avaimen totuuteen ei ole perusteltu, eikä usein myöskään realistinen integraation näkökulmasta.

Automaatio, integraatio ja digitalisaatio rakentuvat perustiedon varaan

Digitalisaation määritelmä voisi olla organisaation kyky toimia ja vuorovaikuttaa tiedonhallinnan avulla automatisoidussa prosessissa. Kehittämisen lähtökohtana ei voi olettaa, että digitalisaation edellytykset syntyisivät itsestään kauppapaikkaohjelmistossa, käyttöliittymissä tai uudessa itsepalvelun toimintamallikuvauksessa. Liiketoimintaprosessin siirtäminen osittain oman organisaation ulkopuolelle syntyy vain prosessin ja siinä käytettävän tiedon sisällön yksityiskohtaisen ymmärryksen kautta. Koska kyseessä on prosessiautomaation ja hallinnollisen automaation korkein aste, ei olekaan yllättävää, että perustietoon, liiketoimintasäännöstöön ja integroitumiskykyyn kohdistuvat vaatimukset ovat kovimmillaan juuri näissä tilanteissa.

Koska asia on niin keskeinen monessa organisaatiossa – ja myös tärkeä kansallisella tasolla – toivoisi useammin kuulevansa keskustelua tiedonhallinnan taustatyön hoitamisesta. Hyvästä, järjestelmäriippumattomasta tiedonhallintaperustasta on paljon realistisempaa luoda onnistumista uudessa, erittäin kilpaillussa digitaalisessa toimintaympäristössä.

Osaratkaisujen sijaan kokonaisuutta

Pitkään elettiin toimittajalähtöisessä maailmassa, jossa MDM:stä puhuttiin teknologiakeskeisesti asiakas- ja tuotetiedon hallintana. Näille muodostui omat markkinat, tunnusmerkit, teknologiaratkaisut ja hallintomallit. Oli vakiintunut tapa käsitellä MDM:ää osajoukkojen kautta, ja hyvin harva näki asiassa mitään muita ulottuvuuksia.

Mikäli asiaa tarkastelee toiminnanohjauksen näkökulmasta, tätä johtopäätöstä ei oikein pääse syntymään. Riippuen prosessin ja järjestelmän rakenteesta, eheän tapahtuman muodostuminen edellyttää useiden tietojoukkojen oikeanlaista vuorovaikutusta. Tuote-, jakelutie-, organisaatio- ja asiakasdatat muodostavat normaalin tilaus-toimitusprosessin keskeiset lähtökohdat. Nämä lainalaisuudet eivät ole uusia, MDM:stä on vain ollut vallalla aivan liian yksinkertainen yleinen käsitys.

Gartner on keväällä ilmoittanut päättävänsä erilliset tuote- ja asiakas/osapuolitiedon markkinanelikentät. Uusi markkinakuvausmalli heijastaa paljon selkeämmin tarve- ja asiakasnäkökulmaa, ja edellyttää MDM-ratkaisuilta kokonaisvaltaisuutta ja arkkitehtuurillista roolia, joka ulottuu tapahtumajärjestelmiin. Yhden osa-alueen järjestelmiä ei enää tunnisteta MDM-ratkaisuiksi, myöskään vain raportointia tukevat perustiedonhallintavälineet (analytical MDM) eivät enää sijoitu nelikenttään. On todettava, että tämä kehitys on hyvin tervetullutta. Uuden nelikentän arviokriteerit muodostavat paljon mielekkäämmän lähtökohdan perustiedonhallinnan asemointiin arkkitehtuuriin ja kehitysmalliin.

Erityisen arvokas viesti on luettavissa tutkimuksen saatesanoissa, josta seuraava lainaus : ”It is clear that a slow and steady shift in the MDM market is underway. Gartner believes this will continue and likely gain momentum as awareness increases that the benefits of MDM are most transformational at the level of business process.”

Investoi todelliseen perustiedon hallintaan

Edellisen mukaisesti, perustiedon perimmäinen rooli ja tehtävä on aina ollut tapahtumatiedon muodostumisen lähtökohtien turvaaminen. Oikein käytettynä MDM on siis voimakas ajuri prosessien suorituskyvyn parantamisessa ja läpinäkyvyyden saavuttamisessa – juuri sitä mitä tiedonhallinnan investointipäätöksillä tavoitellaan.


Tomas Stenlund on toiminut Ineossa 16 vuotta tiedonhallinnan asiantuntijatehtävissä. Nykyään hän osallistuu johtavana arkkitehtina asiakkaiden tiedonhallinta- ja integraatiokehitykseen. Lisäksi hän toimii 3MDM – ratkaisun konseptinhallintaryhmässä.
Artikkeli on aiemmin julkaistu Sytyke ry:n jäsenlehdessä 3/2016.