MDM Lemminkäisen ERP-hankkeen kulmakivenä

Tapio VähämäkiRakennusliike Lemminkäinen aloitti vuonna 2009 suuren rakennemuutoksen, jonka tavoitteena oli yhdistää liiketoimintakohtaiset yhtiöt yhden katon alle “one company” -periaatteella. Vuosia kestävä prosessi on vaatinut suuria muutoksia myös it-kokonaisuuteen. Yksi keskeisistä haasteista oli rakentaa yhtiölle toimiva perustietojen hallinta eli MDM, joka valaa pohjan laajalle ERP-hankkeelle.

Ennen rakennemuutoksen käynnistämistä Lemminkäisellä oli itsenäisesti toimivat konserniyhtiöt, joilla oli omat järjestelmät, rekisterit ja raportit. Konsernin sisällä oli valtavasti päällekkäistä tietoa, joka oli usein vertailukelvotonta ja ristiriitaista.

– Asiakkaan tiedot saattoivat löytyä 70 järjestelmästä, eikä järjestelmiä oltu mitenkään harmonisoitu. Siinä tilanteessa oli melko haastavaa toimia tehokkaasti konsernina, olla yhdenmukainen asiakkaan suuntaan ja luoda luotettavia raportteja, Lemminkäisen it-johtaja Tapio Vähämäki kertoo.
Lemminkäinen aloitti rakennemuutoksen, jossa konsernia yhtenäistettiin: liiketoimintakohtaiset yhtiöt muutettiin maayhtiöksi, hajautetut tukipalvelut keskitettiin ja liiketoimintakohtaiset järjestelmät uudistettiin koko konsernia palvelevaksi kokonaisuudeksi.

MDM luo ERP-hankkeen pohjan

Rakennemuutoksen tueksi käynnistettiin laaja ERP-hanke, joka jatkuu edelleen ainakin vuoteen 2016 saakka. Laadukkaan MDM-ratkaisun rakentaminen oli hankkeen alkupuolen yksi kulmakivistä. Ensimmäisessä vaiheessa MDM rakennettiin kattamaan talous-, asiakas- ja toimittajahallinnan järjestelmät. Kokonaisuus saatiin valmiiksi huhtikuussa 2013. Seuraavaksi työn alle otetaan tuotteet ja niiden taustalla vaikuttavat rakenteet.

– Kokonaisuudesta on tullut laajempi kuin alun perin suunnittelimme. Projektin aikana kävi ilmi, että tarvitsemme perustietojärjestelmän lisäksi tapahtumatulkin, joka pystyy tekemään muunnostyötä järjestelmien välillä. Se helpottaa toimintaa ylimenokauden järjestelmien kanssa, projektipäällikkönä toiminut Lemminkäisen hankintapäällikkö Sami Immonen kertoo.

Ennen kehitystyötä päällekkäisyydet ja epäharmonia loivat tehottomuutta toimintatapoihin. Tilaus, toimitus, laskutus ja raportointi vaativat huomattavan paljon tarkistelua ja käsityötä, joka oli laadukkailla perustiedoilla automatisoitavissa.

– Kun perustiedot ovat kunnossa, niitä ei tarvitse koko ajan tuottaa uudestaan ja ne ovat aina oikeassa muodossa saatavilla. MDM tuo tiukempaa otetta toiminnanohjaukseen, mikä auttaa meitä löytämään niin sanottuja parhaita käytäntöjä ja monistamaan niitä eri puolille konsernia, Vähämäki kertoo.

Mikä on muuttunut?

Uusi MDM-ratkaisu on jalkautettu ensimmäisen vaiheen osalta liiketoimintaan. Nyt perustieto monistuu it-rakenteen ytimessä sijaitsevasta MDM-tähdestä yhtenäisenä eri puolille organisaatiota. Laadullisen hyväksymisprosessin läpi käynyt tieto on eheää ja luotettavaa, ja harmonisoidusta tiedosta voidaan luoda monipuolisia, paikkansa pitäviä raportteja.

– Keskitetty prosessi on suoraviivaisempi ja tehokkaampi.

Aikaa säästyy, kun samaa tietoa ei tuoteta koko ajan uudestaan. Kaikki tieto tarkistetaan ja siitä luodaan vain yksi versio, jolloin järjestelmiin menevä tieto on varmasti oikeaa, Vähämäki sanoo. Talous-, asiakas- ja toimittaja-hallintajärjestelmän keskitetyistä tiedoista ovat Vähämäen mukaan hyötyneet eniten laskutus ja esimiesporras. Esimiehet saavat käyttöönsä aiempaa laadukkaampia raportteja, jotka tukevat päätöksiä ja yksikön ohjausta.

Ennen MDM-aikaa samalla asiakkaalla saattoi olla Lemminkäisen järjestelmissä kymmeniä erilaisia ilmentymiä, ja niistä luotu asiakastieto tai raportointi oli tulkinnanvaraista ja huonosti vertautuvaa.

– Näyttäydymme nyt yhtenäisenä asiakkaiden suuntaan. Esimerkiksi eri laskutusjärjestelmillä pystyy nyt luomaan varmasti oikeilla perustiedoilla täytettyjä laskuja, joissa maksuehdot samalle asiakkaalle ovat yhtenäiset, Vähämäki kertoo.

– Kun perustietoja ei hallita, pahimmillaan voidaan olla siinä tilanteessa, että asiakas on yhdelle meidän yksiköllemme velkaa, eivätkä yksiköt tiedä toistensa tilanteesta mitään. MDM:llä tällaista ei pääse tapahtumaan, kun tieto yksiköiden välillä liikkuu yhtenäisenä, Vähämäki selvittää. MDM:n korkea integrointiaste on yllättänyt. Keskitetty prosessi on hitaampi ja vie joustavuutta, eikä perustiedoista voi enää luoda omia versioita.

– Aiemmin oli mahdollista, että yksittäiset ihmiset ovat paikallisesti voineet perustaa järjestelmiin uusia päällekkäisiä asiakkaita ja antaa eri maksuaikoja kuin on sovittu. Nyt oikotiet on suljettu ja kaikki perustiedot on otettava MDM:n kautta, Immonen kertoo.