MDM kausivaihteluiden ja liiketoiminnan muutosten keskellä

LMK Sirpa ja SamiKehitysprojektista alkunsa saanut Lemminkäisen perustietojen keskitetty MDM-ratkaisu on vakiinnuttanut kolmessa vuodessa paikkansa päivittäisenä työkaluna. MDM:ää käytetään täysin integroidusti asiakkaiden, toimittajien, projektien, sisäisten tilausten ja pääkirjatilien avauksiin, jotka elävät liiketoiminnan kausivaihteluiden mukana. Lumien sulettua esimerkiksi Lemminkäinen päällystys- liiketoiminnassa aloitetaan päällystäminen ja asiakkaita avataan enemmän. Tällöin lisääntyy tarve avata kaikkia perustietoja.

Sami Immonen toimi Lemminkäisellä projektipäällikkönä MDM-käyttöönottoprojektissa ja on nykyisin ICT-hankinnoista vastaava hankintapäällikkö, MDM:n päivittäinen käyttäjä.

Aikanaan Immonen laski businesskeissin kautta, paljonko järjestelmien pääkäyttäjät käyttävät päivittäistä työaikaa samojen tietojen avaamiseen kymmeniin eri järjestelmiin. Laskelma osoitti MDM:n tuovan huomattavaa ajallista säästöä, mikä on käynyt tuotannossa toteen: Manuaalinen työ IT:ssä on vähentynyt huomattavasti, kun työaikaa ei tuhlaudu perustietojen ylläpitoon. Lisäksi perustiedot ovat ajan tasalla, eheämpiä ja laadukkaampia, mikä nostaa tiedon arvoa.

– Hallinnoin nykyisin MDM:n kautta kaikkia oman hankintakategoriani toimittajatietoja. MDM:n hienouksiin kuuluu, että toimittajan tai asiakkaan pystyy luomaan huomattavasti pienemmillä attribuuttimäärillä kuin jos se luotaisiin SAP:issa, jossa vaadittaisiin monen kymmenen kentän täydentämistä. Tätä kautta säästyy aikaa.

– Myös toimittajan aktiviteettitiedon voi muuttaa MDM:ssä yhdellä valintaboksilla, kun SAP:issa se edellyttäisi neljän tai viiden laatikon ruksaamista. MDM:ään luodut skenaariot ovat fiksuja ja niitä pitäisi hyödyntää enemmän.

Lisää läpinäkyvyyttä perustietojen avaus- ja muutosprosessiin

Järjestelmäasiantuntija Sirpa Karjalainen työskenteli MDM:n käyttöönottoprojektissa ja hän on tukenut MDM –järjestelmää tuotannossa siitä lähtien. Hänen vastuullaan ovat tuki, järjestelmän määrittely ja testaukset yhdessä pääkäyttäjien kanssa. Käyttäjät ovat hyvin omatoimisia, tukea tarvitaan mm. asiakkaiden tai toimittajien laajentamiseen toisille yrityksille.

Pääkäyttäjiä on Lemminkäisellä parikymmentä, he ovat jakautuneet pitkälti prosesseittain. Aktiivisia käyttöoikeuksia hakeneita MDM:n raporttikäyttäjiä on 60.

MDM:n kautta avataan asiakkaat, toimittajat, pääkirjan tilit, kustannuspaikat, tulosyksiköt, projektit ja sisäiset tilaukset. Täysin integroituja ovat asiakkaat, toimittajat, pääkirjatilit, projektit ja sisäiset tilaukset. Näiden kaikki perustiedot perustetaan ja muutetaan MDM-ratkaisusta, joka välittää tiedot edelleen kohdejärjestelmiin.

– Jokaisella perustiedolla on omat hyväksyntäryhmänsä prosesseittain.  MDM lisää läpinäkyvyyttä perustietojen avaus- ja muutosprosessiin työvuon kautta. Tämän työvuon avulla perustiedon hyväksyntäprosessia voidaan seurata reaaliajassa ja tarvittaessa hyödyntää tilastoina jälkikäteen, Karjalainen kertoo.

– Lisäksi MDM tukee taustalla vanhojen operatiivisten järjestelmien yhdistämistä ja asteittaista purkamista yhdessä integraatiokerroksen tekniikoiden avulla, Karjalainen jatkaa.

MDM käy ja kukkuu arkea helpottaen

Kehitysprojektille tyypillisesti alussa koettiin haasteita. Lemminkäisen satojen tuhansien rivien mallitietokanta säännöstöineen oli monimutkainen alkupiste. Haasteet saatiin ratkaistua yhdessä toimittajan kanssa.

Nykyisellään MDM pyörii itsestään, järjestelmä on ollut vakaa ja lähes ongelmaton. Käyttö on sulautunut osaksi normaalia arkea.

– Kun käytävillä kuulee, että se tietohan perustetaan sinne MDM:ään, nostan aina peukkua mielessäni. MDM:stä on muodostunut yksi työkalu muiden joukossa, mikä on kiva kuulla. Tuessa usein keskittyy asioihin, jotka eivät toimi tai joita voisi hienosäätää, mutta täytyy muistaa, että MDM:ää käytetään todella paljon, Karjalainen toteaa.

MDM on liitetty ulkopuolisiin tietolähteisiin, kuten YTJ ja luotonvalvonnan tiedot, jotka päivittävät asiakkaiden ja toimittajien ajantasaiset luottokelpoisuus- sekä ennakkoperintärekisteritiedot MDM:ään.

Helmikuun lopulla on vuosittainen iso päivitys, kun verottaja julkaisee toimittajien ennakkoperintärekisteritiedot toimittajien y-tunnuksien perusteella. Dataa on 25 000 riviä.  Tiedot ajetaan massana MDM:ään, joka lataa ne edelleen tarvittaviin kohdejärjestelmiin. MDM mahdollistaa tämän tiedon päivittämisen keskitettyyn toimittajarekisteriin.

MDM keskellä liiketoiminnan muutoksia

MDM on elänyt kolmen vuoden aikana mukana isoissa liiketoiminnan muutoksissa. Taloushallintaratkaisun laajentuessa käyttöliittymän kieli on muuttunut suomesta englanniksi, ja Ruotsin yhtiöiden data on tuotu migraatiomaisesti MDM:n mukaan. Lemminkäisen divestoinnit ovat vähentäneet perustiedon ylläpitoa mutta järjestelmäinvestoinneista halutaan edelleen parempi hyöty irti, samaa koskee MDM:ää.

– Yleisesti MDM:stä puhuttaessa keskitytään paljon hallintomalleihin, data stuertteihin ja master data managereihin. Onhan se hyvä, että ihmiset ymmärtävät tiedon ilmentymän, mutta mielestäni pitäisi enemmän miettiä MDM:n potentiaalia liiketaloudellisessa mielessä, ja prosessien tehostamisen ja manuaalisen työn vähentämisen kautta. Tässä tarvittaisiin evangelistaa, joka ottaisi kokonaisvaltaisen kehitysvastuun, Immonen arvioi.

Tulevaisuuden ideoita

Seuraavan version MDM:stä toivottaisiin käyttöönotettavan liiketoimintaskenaario-ohjautuvaa logiikkaa ja käyttöliittymää.

Immosella ja Karjalaisella on innovatiivisia ideoita, miten tietoa voisi juontaa sen alkulähteiltä osaksi myöhempiä prosesseja automaattisesti ja digitaalisesti.

Esimerkiksi tarjottavat kohteet voisi jo heti tarjouksen laatimisen vaiheessa luoda prospektikohteiksi MDM:ään ja kaupan toteutuessa aktivoida projekteiksi/tilauksiksi. Tarjousta laadittaessa tarvitaan jo paljon perustietoa, joka ei tule muuttumaan.

Toinen idea olisi rakentaa toimittajaportaali, johon toimittajat voisivat rekisteröityä, antaa itsestään perustiedot sekä hyväksyä Lemminkäisen toiminta- ja maksuehtopolitiikat. Hankintapäälliköt voisivat portaalin kautta seurata toimittajaprospekteja ja aktivoida heitä. Tiedot siirtyisivät automaattisesti MDM-järjestelmään ja siitä edelleen. Tiettyjen vaiheiden automatisointi säästäisi työaikaa.

Lemminkäisen MDM-kumppani on tiedonhallintaan erikoistunut Ineo.