MDM monimutkaisen järjestelmäkartan peruskalliona

Monen yrityksen haasteena on monimutkainen järjestelmäkartta, jossa järjestelmät kommunikoivat huonosti keskenään ja tiedon laatu on vaihtelevaa. Silloin tietohallinnon keskiöön voidaan nostaa MDM eli perustiedonhallinta, joka voi antaa uutta vakautta ja tuoda yllättäviäkin hyötyjä. Lassila & Tikanojan kehityspäällikkö Ville Koivumäki avaa näkemyksiään MDM:n merkityksestä ja jalkauttamisesta.

Koivumäki on BI:n ja tiedonhallinnan arkkitehtitiimin vetäjä, jolla on ollut keskeinen rooli perustiedonhallinnan nostamisessa L&T:n it-kehitystyön keskiöön. L&T on 8 000 ihmistä työllistävä, neljässä maassa toimiva yritys, joka on kasvanut merkittävästi yritysostojen kautta. Siihen on liitetty useita erilaisia it-kulttuureja ja -järjestelmäkieliä.

– Perustiedon merkityksen oivaltaa usein raportoinnin kautta, toteaa Koivumäki kolmen ERP-projektin kokemuksellaan. Jos putken alkupäähän syötetään huonoa tietoa, loppupäästä ei mitenkään voi tulla timantteja ulos. Siksi on tärkeää päästä kiinni tiedon alkulähteelle ja luoda perustiedon syöttämiselle selkeät mallit, joita valvotaan. Niinpä MDM on tullut vastuualueelleni.

Tiedonhallinta uuden liiketoiminnan perustaksi

MDM on erityisen tarpeellinen, kun yrityksessä on useita eri toiminnanohjausjärjestelmiä ja vaikkapa asiakastietoihin on vaikea saada näkyvyyttä. MDM-projektin alkuvaiheissa määritetään, mitä tietoa organisaatio vaatii toimiakseen ja kuka esimerkiksi on asiakas. Käsitteiden määrä supistuu projektin edetessä yleensä muutamaan kymmeneen ydinkäsitteeseen. Tämä prosessi vaatii pitkiä keskusteluita projektin aikana ja myöhemmin. Digitalisoituvassa maailmassa ei ole valmiuksia rakentaa uutta liiketoimintaa ja sähköisiä palveluita ilman perustietojen asiallista hallintaa. Koivumäki kiittelee Lassila & Tikanojan johtoa, jonka kokemus ja tuki auttavat paljon.

L&T:llä ei ollut aiempaa kokemusta master data projekteista ja MDM-keskustelu oli ollut jossain määrin vierasta. Lisäksi julkisuudessa esillä olleet muiden yritysten epäonnistuneet kokemukset arveluttivat. Lassila & Tikanoja lähtikin hakemaan vaihtoehtoista, uudentyyppistä mallia MDM-ratkaisunsa lähtökohdaksi.

Vaikutukset tietoarkkitehtuuriin

Tietoarkkitehtuuri määrää MDM-tarpeet, mutta on olemassa myös parhaimpia käytäntöjä, joita ei kannata ohittaa.

Ydinkäsitteiden määrittelyn lisäksi pitää ymmärtää, missä tietoja käytetään ja miten ne päätyvät sinne. Osa tiedosta on yhtenäistä ja sitä hallitaan yhteisesti, mutta osa saa elää paikallisesti.

Lassila & Tikanojan visiossa käsitellään vain heille kuuluvaa omaa dataa: tietoa jota he voivat ja osaavat jalostaa. Ulkopuolelta ostetaan dataa, johon ei voida vaikuttaa, kuten asiakkaiden osoitetiedot. Jatkossa on opittava tukeutumaan yhä paremmin automaattisesti ulkopuolelta hankittuun tietoon. Yhä edelleen, kun Posti päivittää osoiterekisteriään, 15 000 yritystä Suomessa 35 000 henkilön toimesta päivittää muuttuneen tiedon omiin rekistereihinsä. Siinä ei ole mitään järkeä.

Tiedon automatisoinnissa ei puhuta pelkästään ulkopuolisista tiedontuottajista mutta myös suhteen kehittämisestä asiakkaisiin ja toimittajiin. Kyse on lisäksi sisäisestä automaatiosta, jolla vähennetään työtä ja parannetaan laatua.

Vaikutukset sovellusarkkitehtuuriin

L&T:llä on yli 160 liiketoimintajärjestelmää mukaan lukien Excel-sovellukset. Liiketoiminnalle oleellisimpia ohjausjärjestelmiä on noin 30-40. Kun arkkitehtuuri on näin hajanainen, master datan hallinta nousee kriittiseksi.

Yksi perustiedon perinteinen sovellusesimerkki on asiakkaan avaamisprosessi ERP:iin. Useimmat järjestelmät vaativat erillistä asiakkaan avaamisprosessia, vaikka se ei ole liiketoiminnan tarpeen mukaista. Tämä käännettiin toisin päin L&T:n MDM-pilotissa. Kun asiakaspalvelun kanssa selvitettiin asiakaspuhelun kulkua ja missä järjestyksessä tiedot saadaan, selvisi että vasta viimeiset kysymykset koskivat nimeä ja osoitetta. Nyt perustiedonhallinta on integroitu prosessiin, mikä antaa valmiudet jaella tiedot jokaiselle järjestelmälle. Liiketoimintatarve ja prosessi ohjaavat, ei sovellus.

MDM:n ei kuitenkaan aina tarvitse olla kaiken perustiedon lähde. Jos tieto syntyy luonnollisesti jossakin muualla (esim. HR-järjestelmässä, joka on työntekijätiedon master), ratkaisun pitää tukea tätä. Näin asiakas itse pystyy päättämään, mitä tietoa hallinnoidaan keskeltä tai esijärjestelmästä käsin. Hybridimalli on erinomainen asia, samoin se, että eri käsitteille voidaan samanaikaisesti päättää eri hallintomallit. Eri hallintomalleista voidaan jopa päättää käsitteiden sisällä, kenttätasolla.

Monimutkainenkin järjestelmäkartta saadaan haltuun yhdenmukaisilla perustiedoilla ja toimivalla integroinnilla. Koivumäki pitää MDM-mallin suurimpana lisäarvona joustavaa sovellusarkkitehtuuria. Järjestelmiä voidaan poistaa ja lisätä helposti, kun perustiedot sijaitsevat MDM:ssä eivätkä järjestelmien sisällä. Muutostöiden kustannukset ja kesto laskevat selvästi.

– Maailma muuttuu ja järjestelmät kehittyvät, joten järjestelmäkarttaa ei ole järkevää valaa betoniin. MDM:n avulla uusien järjestelmien käyttöönotto helpottuu huomattavasti. Kun järjestelmä on valmis, sinne voidaan ladata heti ensimmäisenä päivänä MDM:stä laadukkaat ja yhtenäiset perustiedot. Sen jälkeen kaikki onkin jo valmista transaktioita varten.

Vaikutukset integraatioarkkitehtuuriin

Integraatioarkkitehtuurissa järjestelmien välinen tulkitsemisen voidaan myös rakentaa MDM-järjestelmään. Tämä tarkoittaa sitä, että MDM pystyy tunnistamaan, millaisessa muodossa sen täytyy jakaa tieto kuhunkin järjestelmään. Integraatiotyökalut toimivat ainoastaan ”tyhminä” tiedon siirtäjinä, jotka eivät muuta tiedon muotoa järjestelmien välillä.

– Siinä on tietohallinnon näkökulmasta iso ero, tehdäänkö tulkinnat jokaisen järjestelmän välissä vai keskitetysti MDM:ssä. Pidimme L&T:ssä järkevämpänä, että tieto on mieluummin keskitetysti yhdessä paikassa, josta sitä on helppo hallita.

Pienin mutta tuottavin askelin

– On järkevää lähteä liikkeelle pienestä ja konkreettisesta askeleesta. Lähestymistapa on selvästi kevyempi kuin koko it-arkkitehtuurin kattava MDM-projekti, joka maksaa miljoonia ja todetaan pahimmassa tapauksessa vuosien työn jälkeen epäonnistuneeksi.

Lassila & Tikanojan ensimmäiset master data projektit myytiin johdolle tehostamisprojekteina, joilla saavutetaan mitattavaa rahallista hyötyä. Parempi tiedon laatu tulee bonuksena kaupan päälle. Yleinen ongelma on lähteä perustelemaan projektia johdolle pehmeiden, ei-mitattavien arvojen kautta. Oikea tie on etsiä business case, joka on suoraan käännettävissä rahaksi.

Pitkällä tähtäimellä L&T hakee MDM-pohjaiselta kehitystyöltä ketteryyttä: vuosia kestävän suurprojektin sijaan otetaan järjestelmät haltuun yksi kerrallaan. Järjestelmäarkkitehtuuri elää koko ajan ja master data pitää pystyä koska tahansa liittämään uusiin järjestelmiin. Järjestelmiä ei tarvitse juuri muokata, vaan ne valjastetaan sellaisenaan tuottamaan parempaa tietoa ja toimimaan paremmin yhdessä.

Ask more or request an offer